Zmiana biura rachunkowego - jak to zrobić bez kłopotów

Zmiana biura rachunkowego jest możliwa także w trakcie roku. Termin wyznacza przede wszystkim umowa z dotychczasowym biurem i jej okres wypowiedzenia. Potem trzeba odebrać dokumenty z protokołem przekazania, w ciągu 7 dni zaktualizować w CEIDG dane biura i adres przechowywania dokumentacji oraz wymienić pełnomocnictwa w urzędzie skarbowym, ZUS i KSeF.

Opisuję głównie jednoosobową działalność na KPiR lub ryczałcie, o spółkach wspominam krótko.

Kiedy można zmienić biuro rachunkowe?

Najmniej pracy wymaga zmiana biura rachunkowego od nowego roku. Księgę zakłada się na 1 stycznia roku podatkowego (§ 19 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów), więc dotychczasowe biuro zamyka rok, a nowe zakłada nową księgę. Trzeba tylko ustalić, kto przygotuje rozliczenie roczne za miniony rok.

W trakcie roku nowe biuro nie zakłada nowej księgi, tylko prowadzi dalej tę założoną 1 stycznia, więc potrzebuje wszystkich zapisów od początku roku. Najprościej umówić się na granicę miesiąca: stare biuro rozlicza miesiąc do końca, nowe przejmuje kolejny.

Stare biuro nie kończy jednak pracy ostatniego dnia tego miesiąca. Zaliczkę na podatek dochodowy i ryczałt za miesiąc wpłaca się do 20. dnia następnego miesiąca, a JPK_V7 składa do 25. dnia (art. 44 ust. 6 ustawy o PIT, art. 21 ust. 1 ustawy o ryczałcie, art. 99 ust. 1 ustawy o VAT). Jeśli dotychczasowe biuro rozlicza wrzesień, kończy pracę w październiku.

Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym

Okres i formę wypowiedzenia określa umowa, dlatego przed rozmową z nowym biurem dobrze przeczytać obecną. Może ona też regulować termin wydania dokumentów i wynagrodzenie za okres wypowiedzenia.

Gdy umowa czegoś nie rozstrzyga, pomocny jest Kodeks cywilny. Do umów o świadczenie usług, których nie regulują inne przepisy, stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu (art. 750 KC). Wynika z nich m.in., że uprawnienia do wypowiedzenia z ważnych powodów nie można się zrzec z góry (art. 746 § 3), a po rozwiązaniu umowy przyjmujący zlecenie składa sprawozdanie i wydaje wszystko, co przy wykonaniu zlecenia uzyskał (art. 740).

W piśmie z wypowiedzeniem warto zapisać:

• datę umowy i oświadczenie o wypowiedzeniu z zachowaniem okresu z umowy albo propozycję rozwiązania za porozumieniem stron,
• ostatni miesiąc, który rozlicza dotychczasowe biuro,
• termin i formę wydania dokumentów (papier, pliki) oraz prośbę o protokół przekazania,
• datę, od której odwołają Państwo pełnomocnictwa.

Wypowiedzenie najlepiej wysłać tak, żeby został dowód doręczenia.

Zmiana biura rachunkowego krok po kroku

1. Sprawdzić w umowie okres wypowiedzenia, jego formę i zasady wydania dokumentów.
2. Wybrać nowe biuro, podpisać z nim umowę i ustalić pierwszy miesiąc, który rozliczy.
3. Złożyć wypowiedzenie i wskazać ostatni miesiąc rozliczany przez dotychczasowe biuro.
4. Odebrać dokumenty za bieżący rok i lata wcześniejsze, z protokołem przekazania.
5. W ciągu 7 dni od zmiany złożyć wniosek o zmianę wpisu w CEIDG (spółka z KRS składa formularz NIP-8).
6. Odwołać pełnomocnictwa dawnego biura i udzielić nowych: w urzędzie skarbowym, ZUS i KSeF.
7. Ustalić z nowym biurem, kto przygotuje rozliczenia roczne i ewentualne korekty za okres przed zmianą.

Zmiana biura rachunkowego - jakie dokumenty przekazać?

Księgi i dokumenty związane z ich prowadzeniem przechowuje się do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej). Zobowiązanie przedawnia się co do zasady po 5 latach, licząc od końca roku, w którym minął termin płatności podatku (art. 70 § 1). Jeśli dotychczasowe biuro trzymało dokumenty z poprzednich lat, one też powinny wrócić.

Co przekazać	Co obejmuje	Na co zwrócić uwagę
Księga lub ewidencja	KPiR albo ewidencja przychodów przy ryczałcie, za bieżący rok i lata poprzednie	zapisy do ostatniego rozliczonego miesiąca
Dowody księgowe	faktury sprzedaży i zakupu, rachunki, dowody wewnętrzne, wyciągi bankowe	komplet za każdy miesiąc, oryginały papierowe
VAT i JPK	ewidencje VAT, wysłane pliki JPK_V7 z UPO (urzędowym poświadczeniem odbioru)	korekty złożone w trakcie roku
Deklaracje i zeznania	zeznania roczne, deklaracje, potwierdzenia wysyłki	zestawienie wpłaconych zaliczek na podatek
Środki trwałe	ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, plan amortyzacji	wartość początkowa i dotychczasowe odpisy
Spis z natury	spis na koniec ostatniego roku, jeśli firma ma towary lub materiały	wartość wpisana do księgi
Kadry i płace	akta osobowe, listy płac, deklaracje ZUS, PIT-11, PIT-4R	dokumentację pracowniczą prowadzi i przechowuje pracodawca (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy)
Pełnomocnictwa i sprawy w toku	lista pełnomocnictw i uprawnień, pisma z urzędów, otwarte sprawy	terminy, które biegną w dniu zmiany

Przy ryczałcie ustawa wprost mówi, że ewidencję i dowody przechowuje się w miejscu wykonywania działalności albo w biurze rachunkowym, któremu powierzono jej prowadzenie (art. 15 ust. 4 ustawy o ryczałcie). Po zmianie biura dokumenty trafiają więc do nowego biura albo do Państwa firmy i ten adres trzeba podać w CEIDG.

Protokół przekazania jest Państwa dowodem, co i kiedy zostało wydane. Powinien zawierać:

• datę i miejsce przekazania oraz dane obu stron,
• wykaz dokumentów z okresami (lata, miesiące) i formą: papier albo pliki,
• ostatni miesiąc rozliczony przez dotychczasowe biuro,
• listę spraw w toku, np. korekt, pism z urzędów, nierozliczonych zaległości,
• podpisy osoby wydającej i przyjmującej.

Zmiana biura rachunkowego w CEIDG i zgłoszenie do urzędu skarbowego

Dane biura i adres przechowywania dokumentacji są częścią zgłoszenia identyfikacyjnego przedsiębiorcy. Ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników wymienia w nim dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, oraz adres miejsca przechowywania tej dokumentacji (art. 5 ust. 4). Zmianę tych danych zgłasza się najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia, w którym nastąpiła (art. 9 ust. 1).

Przedsiębiorca wpisany do CEIDG nie wysyła w tej sprawie osobnego formularza do urzędu skarbowego. Wniosek o zmianę wpisu w CEIDG jest jednocześnie zgłoszeniem aktualizacyjnym NIP (art. 6 ust. 3 ustawy o CEIDG, art. 5 ust. 5a ustawy o zasadach ewidencji). Wniosek składa się bezpłatnie, także przez internet - opis usługi jest na stronie Zmiana danych w CEIDG na biznes.gov.pl.

Według instrukcji wypełniania wniosku CEIDG-1 rozwiązanie umowy z poprzednim biurem zgłasza się, wpisując jego dane i zaznaczając „Rozwiązanie umowy”, a dane nowego biura podaje się w kolejnym wniosku o zmianę. Nowe biuro wpisuje się, gdy współpracę potwierdza umowa lub inna forma zgody. Jeśli zmienia się miejsce przechowywania dokumentów, we wniosku podaje się też nowy adres.

Spółka wpisana do KRS aktualizuje te dane formularzem NIP-8, również w ciągu 7 dni (art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji). Jeśli księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą spółki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki powiadamia urząd skarbowy o miejscu ich prowadzenia w ciągu 15 dni od wydania ksiąg (art. 11a ustawy o rachunkowości).

Jak wymienić pełnomocnictwa w urzędzie skarbowym, ZUS i KSeF?

Przy zmianie biura rachunkowego odwołanie pełnomocnictw to osobny krok, którego wypowiedzenie umowy nie zastępuje. Nowe pełnomocnictwa najlepiej złożyć przed pierwszą deklaracją nowego biura, a stare odwołać, gdy dawne biuro wyśle ostatnie rozliczenia.

W urzędzie skarbowym chodzi zwykle o dwa dokumenty:

• UPL-1 to pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych elektronicznie. Można je złożyć m.in. w e-Urzędzie Skarbowym, a zmianę lub odwołanie zgłasza się na formularzu OPL-1.
• PPO-1, czyli pełnomocnictwo ogólne, obejmuje wszystkie sprawy podatkowe, ale nie podpisywanie deklaracji. Zgłasza się je i odwołuje (formularz OPO-1) elektronicznie, a odwołanie działa od dnia wpływu do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych (art. 138d § 3 i art. 138i § 1 Ordynacji podatkowej).

Formularze i zasady opisuje strona Potrzebuję pełnomocnictwa na podatki.gov.pl.

W ZUS pełnomocnikiem jest osoba fizyczna, np. księgowa z biura. Pełnomocnictwa udziela się na formularzu PEL, a odwołuje na PEL-O - oba można wysłać przez PUE/eZUS albo złożyć w placówce. PEL-O odwołuje wszystkie pełnomocnictwa udzielone danej osobie (Odwołanie pełnomocnictwa na zus.pl).

W KSeF jednoosobowa działalność sama nadaje biuru uprawnienia, np. do wystawiania faktur albo do dostępu do faktur, i sama je odbiera, np. w Aplikacji Podatnika KSeF. Według podręcznika KSeF 2.0 odebranie uprawnień działa także na tokeny wygenerowane na identyfikator biura.

Co ze zmianą biura rachunkowego w trakcie roku?

Rozliczenia roczne obejmują cały rok, także miesiące prowadzone przez poprzednie biuro:

• zeznanie roczne PIT-36, PIT-36L albo PIT-28 składa się od 15 lutego do 30 kwietnia następnego roku (art. 45 ustawy o PIT, art. 21 ust. 2 ustawy o ryczałcie),
• pracodawca przesyła PIT-11 do urzędu skarbowego do końca stycznia, a pracownikowi do końca lutego (art. 42g ust. 1 ustawy o PIT),
• deklarację PIT-4R płatnik przesyła do końca stycznia (art. 38 ust. 1a ustawy o PIT).

Nowe biuro potrzebuje więc danych od stycznia: zapisów w księdze, wpłaconych zaliczek, list płac i zaliczek pobranych od pracowników. Bez nich nie przygotuje poprawnego rozliczenia rocznego.

Kto odpowiada za okres przed zmianą? Wobec urzędu za podatek odpowiada podatnik, całym swoim majątkiem (art. 26 Ordynacji podatkowej). Biuro odpowiada wobec klienta za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy (art. 471 KC), na zasadach z tej umowy.

Błąd z wcześniejszych miesięcy poprawia się korektą deklaracji (art. 81 Ordynacji podatkowej). Dlatego w umowie z nowym biurem dobrze zapisać, czy i na jakich zasadach przygotowuje korekty za okres sprzed przejęcia.

Jak wybrać biuro rachunkowe?

Przed podpisaniem umowy z nowym biurem dobrze sprawdzić:

• Zakres usług. Czy biuro prowadzi Państwa formę ewidencji (KPiR albo ryczałt), rozlicza VAT i JPK, a przy pracownikach - kadry i płace.
• Przekazywanie dokumentów. Papier, skany, pliki, faktury z KSeF - i do którego dnia miesiąca.
• Kontakt. Z kim rozmawiają Państwo o bieżących sprawach i jakimi kanałami.
• Ubezpieczenie OC. Przedsiębiorcy usługowo prowadzący księgi rachunkowe muszą mieć umowę ubezpieczenia OC (art. 76h ust. 1 ustawy o rachunkowości) z minimalną sumą gwarancyjną 10 000 euro na jedno zdarzenie. Można poprosić o potwierdzenie polisy.
• Kwalifikacje. Ustawa wymaga od osób usługowo prowadzących księgi pełnej zdolności do czynności prawnych i niekaralności za określone przestępstwa (art. 76a ust. 3). Certyfikatu księgowego nie ma wśród tych warunków, ale można zapytać o przygotowanie zawodowe.
• Umowa. Zakres usług, terminy dostarczania dokumentów, odpowiedzialność oraz zasady zakończenia współpracy i wydania dokumentów.

Biuro Rachunkowo-Podatkowe Aleksandra Szuba mieści się w Chrzanowie przy ul. Grzybowej 1/1 i obsługuje mikro i małe firmy niezależnie od branży i formy organizacyjno-prawnej. Prowadzę KPiR, ewidencję ryczałtową, ewidencje VAT i środków trwałych, przygotowuję deklaracje VAT, PIT i ZUS oraz pliki JPK, zajmuję się też kadrami i płacami. Pracuję w oprogramowaniu Comarch, dokumenty można przekazywać elektronicznie, a telefonicznie i mailowo jestem dostępna także poza godzinami pracy.

Posiadam Certyfikat Księgowy nr 24491/2008 wydany przez Ministra Finansów. Jeśli rozważają Państwo zmianę biura rachunkowego, zapraszam do kontaktu. Zakres usług opisuję w zakładce oferta biura, a telefon i e-mail są na stronie kontakt.