KSeF w małej firmie - co się zmienia w 2027 roku

KSeF dla małych firm jest obowiązkowy od 1 kwietnia 2026 r., a faktury zakupowe firmy odbierają w KSeF już od 1 lutego 2026 r. Do 31 grudnia 2026 r. mała firma może jeszcze wystawiać faktury poza systemem, jeśli ich łączna wartość brutto w miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Od 1 stycznia 2027 r. ten wyjątek znika, a za fakturę wystawioną poza KSeF wbrew obowiązkowi naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę pieniężną.

Faktura w Krajowym Systemie e-Faktur to plik zgodny ze wzorem Ministerstwa Finansów, który po przesłaniu dostaje w systemie własny numer. Za wystawioną uznaje się ją w dniu przesłania do KSeF, a za otrzymaną w dniu nadania numeru (art. 106na ustawy o VAT).

KSeF od kiedy - harmonogram dla firm

Terminy wynikają z ustawy o VAT, w tym z przepisów epizodycznych w art. 145l-145n. Ministerstwo Finansów zebrało je na stronie etapy wdrożenia KSeF.

Termin	Co się zmienia	Kogo dotyczy
1 lutego 2026 r.	wystawianie faktur w KSeF	firmy ze sprzedażą wraz z VAT powyżej 200 mln zł w 2024 r.
1 lutego 2026 r.	odbieranie faktur w KSeF	wszystkie firmy
1 kwietnia 2026 r.	wystawianie faktur w KSeF	pozostali podatnicy, w tym JDG, czynni i zwolnieni z VAT
do 31 grudnia 2026 r.	faktury poza KSeF do 10 000 zł brutto miesięcznie, faktury z kasy rejestrującej, paragony z NIP do 450 zł	małe firmy, sprzedawcy z kasą
1 stycznia 2027 r.	koniec wyjątków, kary z art. 106ni, numer KSeF w tytule przelewu	wszyscy podatnicy (przelew - czynni podatnicy VAT)

Dla jednoosobowej działalności gospodarczej obowiązek zaczął się więc 1 kwietnia 2026 r. W pytaniach i odpowiedziach o KSeF Ministerstwo Finansów zaznacza, że forma prawna nie ma znaczenia: obowiązek dotyczy każdego podatnika, czynnego i zwolnionego, który ma obowiązek wystawienia faktury.

Jak działa limit 10 tys. zł w KSeF?

Limit 10 tys. zł to przepis przejściowy z art. 145m ustawy o VAT. Do 31 grudnia 2026 r. firma może wystawiać faktury papierowe albo zwykłe elektroniczne, np. w PDF, jeśli łączna wartość sprzedaży wraz z VAT udokumentowana nimi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Według wyjaśnień Ministerstwa Finansów:

• liczy się kwoty brutto, czyli razem z VAT;
• fakturę przypisuje się do miesiąca według daty wystawienia, a nie daty sprzedaży;
• do limitu wchodzą tylko faktury, które firma musiałaby wystawić w KSeF, przede wszystkim faktury dla innych firm;
• nie wlicza się faktur dla konsumentów, faktur wystawianych przy użyciu kasy rejestrującej ani paragonów z NIP do 450 zł.

Fakturę, którą przekroczono limit, i wszystkie następne trzeba wystawić już w KSeF (art. 145m ust. 2). Niższa sprzedaż w kolejnym miesiącu nie przywraca prawa do faktur papierowych.

Przykład: w maju firma wystawia innym firmom faktury na 4 000 zł, 5 000 zł i 2 000 zł brutto. Dwie pierwsze, razem 9 000 zł, mogą być papierowe. Trzecia podnosi sumę do 11 000 zł, więc ją i każdą kolejną fakturę, także w czerwcu, wystawia się w KSeF.

Co się zmienia w KSeF od 2027 roku?

Od 1 stycznia 2027 r.:

• znika limit 10 tys. zł - poza wyjątkami opisanymi niżej każdą fakturę dla firmy, także na kilkadziesiąt złotych, wystawia się w KSeF;
• kończy się wyjątek dla faktur z kasy rejestrującej i paragonów z NIP do 450 zł (art. 145n);
• zaczynają obowiązywać kary pieniężne z art. 106ni ustawy o VAT;
• czynny podatnik VAT, który płaci przelewem innemu czynnemu podatnikowi VAT za fakturę z KSeF, podaje w tytule przelewu numer KSeF faktury albo identyfikator zbiorczy (art. 108g).

KSeF w JDG i na ryczałcie

Właściciel jednoosobowej działalności nie musi o nic wnioskować, żeby korzystać z KSeF. System sam przypisuje osobie fizycznej z NIP tzw. uprawnienia właścicielskie. Logowanie odbywa się przez login.gov.pl, np. Profilem Zaufanym, e-dowodem, aplikacją mObywatel lub przez bankowość elektroniczną, albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Formularz ZAW-FA przedsiębiorca składa tylko wtedy, gdy jego podpis kwalifikowany nie zawiera NIP ani PESEL.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to forma opodatkowania podatkiem dochodowym, a obowiązek KSeF wynika z ustawy o VAT. Wśród wyłączeń w art. 106ga ust. 2 tej ustawy nie ma formy opodatkowania dochodu. Ryczałtowiec wystawia więc faktury dla firm w KSeF na tych samych zasadach co przedsiębiorca na skali podatkowej lub podatku liniowym.

KSeF w JDG bez VAT - czy zwolnienie coś zmienia?

Zwolnienie z VAT nie wyłącza z KSeF. Zmienia natomiast to, kiedy w ogóle trzeba wystawić fakturę:

• przy sprzedaży zwolnionej, także przy zwolnieniu podmiotowym z art. 113, przedsiębiorca nie musi wystawiać faktur (art. 106b ust. 2);
• musi wystawić fakturę, gdy nabywca zażąda jej w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę albo otrzymano zapłatę (art. 106b ust. 3);
• fakturę dla innej firmy wystawia się w KSeF, w 2026 r. z możliwością skorzystania z limitu 10 tys. zł, od 2027 r. bez tego wyjątku;
• faktury dla konsumentów zostają poza obowiązkowym KSeF;
• faktury od dostawców firma zwolniona z VAT odbiera w KSeF od 1 lutego 2026 r.

Kto nie musi wystawiać faktur w KSeF?

Wyłączenia zawiera art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT oraz rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. Dla małej firmy najważniejsze są:

• faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej - w KSeF można je wystawić dobrowolnie, a konsument dostaje fakturę w uzgodniony sposób, np. jako PDF lub wydruk;
• do 31 grudnia 2026 r. faktury z kasy rejestrującej, paragony z NIP do 450 zł i faktury mieszczące się w limicie 10 tys. zł.

Na liście wyjątków nie ma natomiast małych firm jako takich, ryczałtowców ani podatników zwolnionych z VAT.

Tryb offline i awaria KSeF - co zrobić, gdy system nie działa?

Ustawa przewiduje trzy tryby wystawiania faktur bez bieżącego połączenia z KSeF, każdy z innym terminem przesłania faktury do systemu:

• offline24 - z dowolnego powodu, np. przy kłopotach z internetem, bez dowodu, że sieci nie było; fakturę przesyła się najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu wystawienia (art. 106nda ust. 2);
• niedostępność KSeF - zapowiedziane przerwy serwisowe ogłaszane w BIP Ministerstwa Finansów; termin mija następnego dnia roboczego po zakończeniu przerwy (art. 106nh ust. 2);
• awaria KSeF ogłoszona komunikatem w BIP Ministerstwa Finansów i w oprogramowaniu interfejsowym; na przesłanie faktur jest 7 dni roboczych od zakończenia awarii (art. 106nf ust. 4).

Faktura offline to nadal plik zgodny ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Jeśli trafia do nabywcy przed nadaniem numeru, ma dwa kody QR: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”. Drugi kod wymaga certyfikatu KSeF, który podatnik pobiera z systemu (art. 106nda ust. 7).

Fakturę wystawioną online wysyła się do KSeF tego samego dnia. Wysłana dopiero następnego dnia jest traktowana jak faktura offline24.

Kary za KSeF od 2027 roku

Kary reguluje art. 106ni ustawy o VAT, który w tej części stosuje się od 1 stycznia 2027 r. Naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę w drodze decyzji, jeśli podatnik wbrew obowiązkowi:

1. nie wystawił faktury w KSeF;
2. w trybie offline24, w czasie niedostępności lub awarii systemu wystawił fakturę niezgodnie ze wzorem;
3. nie przesłał w terminie do KSeF faktury wystawionej w jednym z tych trybów.

Kara wynosi do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze wystawionej poza systemem, a przy fakturze bez VAT do 18,7% kwoty należności ogółem. Przy fakturze na 1 230 zł brutto z VAT 230 zł górna granica kary to 230 zł, a przy fakturze bez VAT na 1 000 zł - 187 zł.

Karę płaci się w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji. Za niewystawienie faktury w KSeF i niedosłanie jej w terminie nie wszczyna się postępowania karnego skarbowego (art. 106ni ust. 4). Nie stosuje się za to art. 21a Prawa przedsiębiorców, więc urząd nie musi najpierw wzywać do usunięcia naruszenia firmy w pierwszych 12 miesiącach od rozpoczęcia działalności (art. 106ni ust. 7).

Jak przygotować firmę do KSeF?

1. Wybrać narzędzie: bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF lub Aplikację Mobilną KSeF Ministerstwa Finansów, e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym albo program do fakturowania zintegrowany z KSeF.
2. Sprawdzić logowanie. W JDG wystarczy login.gov.pl albo podpis kwalifikowany. Spółka bez pieczęci kwalifikowanej składa ZAW-FA i wskazuje jedną osobę, która nadaje dalsze uprawnienia już w KSeF.
3. Pobrać certyfikat KSeF, jeśli firma ma wystawiać faktury offline. Certyfikat jest ważny najwyżej 2 lata.
4. Ustalić, kto i jak często sprawdza faktury zakupowe. KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach.
5. Ustalić z konsumentami i innymi klientami spoza KSeF sposób przekazywania faktur, np. PDF lub wydruk.
6. Jeśli w 2026 r. Państwa firma korzysta z limitu 10 tys. zł, przejść na KSeF przed końcem roku, zanim zaczną obowiązywać kary.
7. Nadać uprawnienia osobom i firmom, które mają obsługiwać faktury, w tym biuru rachunkowemu.

KSeF - uprawnienia dla biura rachunkowego

Firma może dać biuru rachunkowemu dostęp do swoich faktur bez przekazywania własnych danych logowania. Uprawnienia nadaje się elektronicznie, w Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie zintegrowanym z KSeF. ZAW-FA nie jest do tego potrzebny.

• uprawnienie można nadać całemu biuru jako firmie, podając jego NIP i nazwę, zamiast każdemu pracownikowi osobno;
• przy nadawaniu można zaznaczyć, że biuro może przekazywać uprawnienia swoim pracownikom - wtedy to biuro wskazuje osoby, które obsługują faktury;
• pojedynczej osobie, np. księgowej, nadaje się uprawnienie, podając jej NIP lub PESEL oraz imię i nazwisko;
• zakres zależy od zadań, np. uprawnienie do wystawiania faktur albo do dostępu do faktur;
• uprawnienie odbiera się tą samą drogą, np. przy zmianie biura.

Certyfikatu KSeF nie przekazuje się biuru. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że to osobiste poświadczenie tożsamości, a księgowej trzeba nadać uprawnienia.

Stan prawny na 14 października 2026 r., według tekstu jednolitego ustawy o VAT i wyjaśnień Ministerstwa Finansów.

Prowadzę obsługę mikro i małych firm: KPiR i ewidencję ryczałtową, ewidencje VAT i środków trwałych, deklaracje VAT, PIT i ZUS, przygotowanie i przesyłanie JPK oraz kadry i płace. Mam Certyfikat Księgowy Ministra Finansów nr 24491/2008. W sprawach księgowości Państwa firmy zapraszam do kontaktu telefonicznego lub mailowego, także poza godzinami pracy biura - dane są na stronie kontakt, a pełny zakres usług opisuje oferta biura.