Zawieszenie działalności gospodarczej krok po kroku

Zawieszenie działalności gospodarczej to przerwa w prowadzeniu firmy bez jej zamykania. Jednoosobową działalność wpisaną do CEIDG można zawiesić bezpłatnie, na co najmniej 30 dni albo bezterminowo, jeśli nie zatrudnia się pracowników. Wniosek CEIDG-1 składa się przez internet albo w dowolnym urzędzie gminy, a CEIDG sama przekazuje informację do ZUS, urzędu skarbowego i GUS. Za pełne miesiące zawieszenia nie płaci się składek ZUS ani zaliczek na podatek i nie składa JPK_V7.

Kto może zawiesić działalność gospodarczą?

Zawiesić działalność może przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników. Wyjątek dotyczy firmy, w której wszyscy pracownicy są na urlopie macierzyńskim (także na warunkach urlopu macierzyńskiego i uzupełniającym), wychowawczym, opiekuńczym albo rodzicielskim, jeśli nie łączą go z pracą. Gdy pracownik wróci z urlopu przed końcem zawieszenia, ma prawo do wynagrodzenia jak za przestój. Tak wynika z art. 22 Prawa przedsiębiorców.

Umów zlecenia i umów o dzieło nie trzeba rozwiązywać. Z zawieszenia można korzystać dowolną liczbę razy.

Wspólnik spółki cywilnej, który prowadzi też własną firmę, może zawiesić jedną z tych form, a drugą prowadzić dalej. Zawieszenie działalności w spółce cywilnej działa wyłącznie wtedy, gdy zawieszą ją wszyscy wspólnicy. Spółki z KRS zawieszają działalność przez KRS, na okres od 30 dni do 24 miesięcy. Dalej piszę o jednoosobowej działalności z CEIDG.

Zawieszenie działalności gospodarczej - ile może trwać?

Firma z CEIDG może zawiesić działalność na czas określony albo nieokreślony, ale nie krócej niż na 30 dni. Górnej granicy nie ma. Jest jeden wyjątek od minimum: jeśli zawieszenie obejmuje wyłącznie pełny luty, wystarczy tyle dni, ile luty ma w danym roku (art. 23 ust. 1 i 3 Prawa przedsiębiorców).

Długość zawieszenia ma znaczenie dla składek i JPK_V7. Pełne zwolnienie dotyczy tylko miesięcy zawieszonych od pierwszego do ostatniego dnia.

Od kiedy można zawiesić działalność? Zawieszenie z datą wsteczną

Zawieszenie zaczyna się w dniu wskazanym we wniosku (art. 24 ust. 2 Prawa przedsiębiorców). Może to być dzień złożenia wniosku albo data późniejsza. Biznes.gov.pl dopuszcza też datę wcześniejszą. Ustawowy zakaz zawieszania wstecz dotyczy tylko spółek z KRS.

Zawieszenie działalności gospodarczej z datą wsteczną ma sens tylko wtedy, gdy firma w tym czasie naprawdę nie działała. W okresie zawieszenia nie wolno wykonywać działalności ani osiągać bieżących przychodów (art. 25 ust. 1). Data wpływa też na składki i podatki, dlatego biznes.gov.pl radzi w razie wątpliwości zapytać urząd skarbowy i ZUS.

Jeśli zawieszenie zacznie się pierwszego dnia miesiąca i obejmie go w całości, za ten miesiąc nie płaci się składki zdrowotnej i nie składa JPK_V7.

Jak zawiesić działalność gospodarczą krok po kroku

1. Sprawdzić warunek dotyczący pracowników. Przed zawieszeniem ZUS zaleca wyrejestrować zatrudnione osoby na formularzu ZUS ZWUA, a zgłoszonych członków rodziny na ZUS ZCNA.
2. Wybrać dzień rozpoczęcia zawieszenia i zdecydować, czy od razu podać datę wznowienia.
3. Jeśli w czasie zawieszenia planują Państwo czynności opodatkowane VAT, np. sprzedaż środka trwałego, zawiadomić o tym urząd skarbowy przed dniem zawieszenia (art. 96 ust. 9b ustawy o VAT).
4. Rozliczyć ostatni miesiąc pracy firmy: składki ZUS, zaliczkę na podatek, JPK_V7 i raporty z kasy fiskalnej. Zaliczkę, której obowiązek powstał przed zawieszeniem, płaci się także wtedy, gdy termin wypada już w okresie zawieszenia.
5. Złożyć wniosek CEIDG-1, formalnie wniosek o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej. Można to zrobić online na biznes.gov.pl (podpis zaufany, osobisty albo kwalifikowany), osobiście w dowolnym urzędzie gminy albo listem poleconym do urzędu gminy z podpisem poświadczonym przez notariusza.
6. Sprawdzić wpis w CEIDG. Wniosek jest bezpłatny, a CEIDG przekazuje dane do ZUS, urzędu skarbowego i GUS. Zawieszenia jednoosobowej firmy nie zgłasza się osobno do ZUS.
7. Przechowywać księgi i dokumenty firmy - ten obowiązek trwa także w czasie zawieszenia.

Zawieszenie działalności gospodarczej a ZUS

Od pierwszego dnia zawieszenia do dnia przed wznowieniem nie podlegają Państwo obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (art. 36a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Przedsiębiorca, który płaci składki tylko za siebie, nie składa za ten okres deklaracji i nie płaci składek. ZUS wyrejestrowuje go na podstawie danych z CEIDG. Ubezpieczenia emerytalne i rentowe można w tym czasie opłacać dobrowolnie, chorobowego i wypadkowego nie.

Najwięcej pytań budzi miesiąc, w którym zawieszenie się zaczyna albo kończy:

Obowiązek	Miesiąc zawieszony w całości	Miesiąc, w którym zawieszenie zaczyna się lub kończy
Składki na ubezpieczenia społeczne	nie płaci się	proporcjonalnie do dni prowadzenia działalności
Składka zdrowotna	nie płaci się	w pełnej wysokości
JPK_V7	nie składa się (z wyjątkami z ustawy o VAT)	składa się

Zawieszenie działalności a składka zdrowotna

W okresie zawieszenia nie ma obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu firmy. Prawo do świadczeń NFZ wygasa 30 dni po ustaniu ubezpieczenia, także dla zgłoszonych członków rodziny (art. 67 ust. 4 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej). Kto nie ma innego tytułu do ubezpieczenia, np. umowy o pracę, może ubezpieczyć się dobrowolnie w NFZ (art. 68 i art. 69 ust. 1a).

Zawieszenie nie zwalnia z rocznego rozliczenia składki zdrowotnej, jeśli w danym roku podlegali Państwo ubezpieczeniu choćby przez jeden dzień. Rozliczenie wykazuje się w ZUS DRA albo ZUS RCA za kwiecień, do 20 maja. Przy działalności zawieszonej przez cały rok rozliczenia się nie składa. W komunikacie o rozliczeniu za 2025 r. ZUS wskazał wyjątek: wznowienie w styczniu następnego roku przy opodatkowaniu na zasadach ogólnych.

Przychodów i kosztów z okresu zawieszenia co do zasady nie wlicza się do podstawy składki zdrowotnej (art. 81 ust. 2zd). Wyjątki dotyczą m.in. metody kasowej.

Zawieszenie działalności gospodarczej a VAT i JPK_V7

Za miesiące lub kwartały zawieszone w całości nie składa się JPK_V7M ani JPK_V7K (art. 99 ust. 7a ustawy o VAT). Plik trzeba złożyć za okres zawieszony tylko częściowo. Obowiązek zostaje też za okres, w którym trzeba rozliczyć podatek, np. od sprzedaży środka trwałego, skorygować podatek naliczony albo rozliczyć WNT lub import usług (art. 99 ust. 7b).

Zawieszenie na co najmniej 6 kolejnych miesięcy oznacza wykreślenie z rejestru podatników VAT z urzędu (art. 96 ust. 9a). Z dniem wznowienia urząd rejestruje firmę ponownie, z dawnym statusem i bez zgłoszenia VAT-R (art. 96 ust. 9g). Jeśli zgłoszą Państwo urzędowi czynności opodatkowane w czasie zawieszenia, na wskazany okres wykreślenia nie będzie.

Kasa fiskalna w czasie zawieszenia

Bez sprzedaży nie ma raportów dobowych ani miesięcznych, bo raporty sporządza się po zakończeniu sprzedaży. Obowiązkowego przeglądu technicznego nie robi się w czasie zawieszenia, jeśli kasa nie prowadzi ewidencji. Przegląd wykonuje się po wznowieniu, przed ponownym rozpoczęciem ewidencji (§ 55 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Sprzedaż firmowego majątku osobie prywatnej w czasie zawieszenia trzeba zaewidencjonować na kasie.

Podatek dochodowy i amortyzacja

Za okres zawieszenia nie wpłaca się zaliczek na PIT (art. 44 ust. 10 ustawy o PIT) ani ryczałtu (art. 21 ust. 1d ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym). Środki trwałe nieużywane z powodu zawieszenia przestają być amortyzowane od miesiąca następującego po miesiącu zawieszenia (art. 22c pkt 5 ustawy o PIT).

Co wolno w czasie zawieszenia działalności?

Firma nie może działać ani osiągać bieżących przychodów. Art. 25 ust. 2 Prawa przedsiębiorców pozwala jednak:

• wykonywać czynności potrzebne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywać wcześniejsze umowy;
• przyjmować należności powstałe przed zawieszeniem;
• regulować zobowiązania sprzed zawieszenia - to obowiązek;
• sprzedawać własne środki trwałe i wyposażenie;
• osiągać przychody finansowe, także z działalności sprzed zawieszenia;
• brać udział w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych dotyczących działalności sprzed zawieszenia;
• powołać albo odwołać zarządcę sukcesyjnego.

W czasie zawieszenia firmę można też skontrolować na zwykłych zasadach.

Jakie obowiązki zostają w czasie zawieszenia?

• zeznanie roczne PIT-36, PIT-36L albo PIT-28 za rok, w którym działalność była zawieszona - według biznes.gov.pl także wtedy, gdy w roku nie było dochodu;
• roczne rozliczenie składki zdrowotnej, jeśli w danym roku choć jeden dzień podlegali Państwo ubezpieczeniu;
• przechowywanie ksiąg i dokumentów do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej);
• prowadzenie księgowości, jeśli prowadzili ją Państwo przed zawieszeniem;
• należności publicznoprawne, np. podatek od nieruchomości.

Odwieszenie działalności gospodarczej

Jeśli we wniosku podali Państwo koniec zawieszenia, CEIDG sama wpisze wznowienie od następnego dnia (art. 19 ust. 1 ustawy o CEIDG). Przy zawieszeniu bezterminowym albo przy zmianie wcześniej podanej daty składa się wniosek o wznowienie na formularzu CEIDG-1, tymi samymi drogami co przy zawieszeniu. Odwieszenie działalności gospodarczej też jest bezpłatne.

Po wznowieniu:

• nie trzeba ponownie zgłaszać się do ubezpieczeń społecznych, także do dobrowolnego chorobowego, jeśli opłacali je Państwo przed zawieszeniem (art. 36a ust. 4);
• rejestracja VAT wraca z urzędu;
• zaliczki na podatek płaci się na zwykłych zasadach (art. 44 ust. 13 ustawy o PIT);
• przed pierwszą sprzedażą na kasie trzeba zrobić przegląd, którego termin minął w czasie zawieszenia.

Po wznowieniu działalność można znowu zawiesić w dowolnym terminie.

Wakacje składkowe zamiast zawieszenia?

Przy krótkiej przerwie alternatywą bywają wakacje składkowe. To zwolnienie ze składek na własne ubezpieczenia społeczne za jeden wybrany miesiąc w roku (art. 17a i 17b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Firma w tym miesiącu działa normalnie, może wystawiać faktury i osiągać przychody, a składki za ten miesiąc finansuje budżet państwa. Składkę zdrowotną trzeba zapłacić.

Warunki to m.in.:

• w miesiącu przed złożeniem wniosku nie więcej niż 10 osób zgłoszonych do ubezpieczeń;
• przychód do równowartości 2 mln euro w co najmniej jednym z dwóch poprzednich lat albo brak przychodu;
• podleganie ubezpieczeniom z tytułu firmy w miesiącu przed złożeniem wniosku;
• wolny limit pomocy de minimis.

Wniosek RWS składa się wyłącznie przez PUE/eZUS, w miesiącu poprzedzającym miesiąc zwolnienia.

Pomoc przy zawieszeniu działalności

W moim biurze w Chrzanowie pomagam przy zakładaniu, zawieszaniu i likwidacji działalności, a na co dzień prowadzę rozliczenia PIT, VAT i ZUS mikro i małych firm. Pomogę Państwu przejść przez zawieszenie i rozliczyć ostatni miesiąc przed przerwą. Dokumenty można przesłać elektronicznie. Szczegóły usługi: pomoc przy zawieszeniu i likwidacji działalności. Telefon i adres e-mail są na stronie kontakt - można dzwonić i pisać także poza godzinami pracy.